仕事で毎日のように書く必要があるビジネスメール。基本的な書き方をマスターしたら、次はさらに相手の気持ちを動かす、効果的なメールを目指したいですよね。今回は、「“デキる”と思わせるビジネスメールのテクニック」をご紹介します。
■ビジネスメールの基本をおさらい
プライベートのメールとはだいぶ勝手が違うものの、意外と人から教えてもらえないのがビジネスメールの書き方。まずは基本の書き方からおさらいしてみましょう。
▽基本は『三段構成』――今さら聞けないビジネスメールの書き方 - はてなニュース
以前はてなブックマークニュースでご紹介したこちらの記事では、本文の構成や挨拶、署名といった基本的なビジネスメールのマナーをまとめています。「自分のメール、大丈夫かな？」と思ったら、まずはこちらを確認してみて下さい。
■“デキる”メールは何が違う？
では基本のメールからさらにステップアップするには、どうすればいいのでしょうか？早速具体的なテクニックを見ていきましょう。
＜相手の心を掴むポイントはどこに？＞
▽【モテ？】「たった1通で人を動かすメールの仕掛け」に学んだ7つのメールテク:マインドマップ的読書感想文
こちらのエントリーでは、相手を動かす効果的なメールのポイントを、次のように紹介しています。
- 相手の心をつかむメールの3原則、「KST」
- メールの冒頭から法人名・フルネームの名前で書く
- 私的なことを冒頭で「短く」書く
- ほめられても謙遜しない
- 相談・愚痴メールは受容して聞く
- 「ここだけの話」を聞きだすには、自分から失敗や醜態をさらけだす
- 「お礼をしたい」と言われたら、「こうして欲しい」とはっきり書く
- お中元、お歳暮等のお礼メールは画像添付で
最初の「KST」とは、「K=共感・尊重、S=賞賛、T=丁寧」を表しています。相手の心を掴むには、まず「相手の言いたいことに共感し、尊重する。そしてその意見・行動を賞賛し、丁寧にその意見を書く」ことが大切。受け取った相手がどう感じるかを考えて文面を練ってみましょう。送る相手にもよりますが、相手との距離を縮めるには、自分の近況を少し付け加えたり、お礼のメールには画像を添付するのも効果的です。また相手の名前を「法人名・フルネーム」で書くのは、同じ名字の人がいた場合の混乱を避ける意味でも便利ですね。
＜“上手い”メールはどんどん真似てみよう！＞
▽http://president.jp.reuters.com/article/2009/11/19/5D378DBA-CEAB-11DE-BCF7-76BA3E99CD51.php
毎日大量のメールを送信する場合は特に、よく使う文面をあらかじめテンプレートとして用意しておくと便利です。また、自分が“上手い”と感じたメールの文面は、どんどん真似てみるのもオススメ。特に「お詫び」のメールは難しいので、自分が受け取った際に印象が良く感じたお詫びメールはぜひ参考にしてみましょう。
＜転送、返信スピード…印象がアップするテクニックいろいろ＞
▽ビジネスメールの教科書
またこちらのエントリーでは、転送の際の配慮やTO・CC・BCCの使い分け、返信スピードなど、知っておくとさらに効率アップ、印象アップにつながるメールテクニックを紹介しています。
＜適当になりがち？「件名」の付け方＞
▽必須！的を射たビジネスメールの件名 - INSIGHT NOW!プロフェッショナル
メールの書き方というと、つい本文の書き方にばかり目がいきがちですが、実は相手が一番最初に目にするのが「件名」です。こちらのエントリーによれば、効果的な件名を付けるポイントは次の通りです。
- 具体的に書く
- 文字数は20文字程度に抑える
- 「緊急」「重要」などを付記して注意を促す
件名は、簡潔にまとめつつも具体的にするのがポイント。例えば臨時休業のお知らせメールの場合なら、「お知らせ」よりも「臨時休業のお知らせ」が適切です。件名が具体的でないと、他のメールに埋もれて見落とされてしまったり、場合によっては迷惑メールのように見えてしまうかもしれません。また、特に重要な内容や急ぎの場合は、件名に「重要」「緊急」などと書き添えておくと効果的です。「件名だけでどんな内容なのか想像がつく」のが理想ですね。
今回はさらに印象アップにつながるビジネスメールの書き方をご紹介しました。テンプレートそのままではなく、相手との距離を縮めるさりげない気遣いが心を動かすポイントになりますね。
Title Photo by jimmyroq
