[PR]電子メールを使わない仕事術――サイボウズLiveが目指す新しいコミュニケーション

(※この記事はサイボウズ株式会社提供によるPR記事です。)

■「グループウェア」から「コラボレーションツール」に

はてな 「サイボウズ」といえば、社内向けグループウェアのイメージが強いです。なぜ今、一般向けのサイボウズLiveを開始されたのでしょうか?

丹野 そうですね。実は弊社は国内のグループウェア導入シェアでNo.1なんです。

サイボウズグループ | ニュース | サイボウズ、3年連続で国内グループウェア導入シェア1位を獲得

グループウェアの導入が進んで、社内イントラでのコミュニケーションはかなり効率化されたと思います。一方で、イントラの外、会社と会社の間のコミュニケーションに目を向けると、まだまだメールや電話が主流という状態なんですよね。そこで会社の壁を越えて情報共有できるようなコラボレーションツールを提供して、企業間のやりとりももっと便利にしていきたいと考えました。

はてな ユーザーインターフェースがサイボウズらしいですよね。イントラNo.1のノウハウを活かして使いやすく作られてるなという印象を受けました。

丹野 ITリテラシーがそれほど高くない方にも使えるように、という点はかなり意識しています。コラボレーションのために使うツールは、チームメンバーの中で1人でも使えない人がいるとそこでコミュニケーションが成立しなくなってしまいます。ITリテラシーの高い人から親の世代でITに苦手意識のある人まで、誰でも使える仕組みにすることが重要です。


■社外とのプロジェクトはウェブで共有すべき

はてな サイボウズLiveを利用するシーンとしては、どういったものがあるのでしょうか。

丹野 会社や団体という組織の枠にとらわれない多様なシーンで役立つと考えています。既に様々な導入事例がありますが、ウェブ制作会社さんには特に便利にお使いいただいているようです。サイボウズLiveを使えば、ディレクターがクライアントや外部のデザイナーと一緒になって情報共有できる場を簡単に持つことができます。ウェブ制作プロジェクトでは画像での確認作業も多いと思いますが、「共有フォルダ」機能では画像をフォトアルバムのようにサムネイル表示できるので、複数のページデザインの確認などをスムーズに進められます。サイト公開などのマイルストーンの共有もできますし、クライアントにやってもらいたいことをタスクとして登録することもできます。

マンガでわかるサイボウズLiveのはじめ方 | サイボウズLiveマガジン


サイボウズLiveのグループトップ画面。SNSのコミュニティの感覚で、タスク管理などの機能をもったグループを複数作ることができる。

大槻 テキストメッセージのやりとりだけならメールでいいんですが、プロジェクトを進行する上でいろいろ付随してくるタスク管理やファイル共有は、ウェブ上で共有した方がだんぜん効率がいいです。

丹野 すでに何かグループかチームを持っていて、共通のゴールに向かって作業を進めているような人たちにぴったりなツールです。企業間プロジェクトや、個人的に仲間と進めている開発プロジェクトなど、ある程度目的がはっきりとしている方がサイボウズLiveの良さを感じやすいと思います。ぜひそういった方にまず使っていただきたいです。

大槻 その他の具体的な利用シーンとしては、ライフレシピサイト「nanapi」とのコラボで募集した結果が面白いと思います。サイボウズLiveの様々な利用シーンや活用法をユーザーさんに投稿していただいたのですが、「ECサイト制作で社外の方との活用方法」ですとか、こちらは社内のチームですが「売上達成率を前年比150%にする方法」、他にも企業の採用担当の方が内定者とのやりとりに使われたりといった利用事例が集まりました。

サイボウズLiveでらくらくコラボレーション!- nanapi × サイボウズLive


■ ビジネスシーンでのメールは不便?

はてな 仕事におけるコミュニケーションツールについてアンケートをとってみました。

ほとんどの人が仕事にEメールを使っているものの、「複数メンバーでのディスカッションで混乱しやすい」「迷惑メールが多い」など、不便に思っている人が多いという結果が出ました。仕事以外でのコミュニケーションに使われているツールとしては、TwitterやmixiなどのSNSに人気があるようです。

仕事におけるコミュニケーション手段について質問です。 - 人力検索はてな

丹野 メールでやりとりを続けていると次第にディスカッションが混乱してきます。引用に引用を重ねて、1つのメールへの返信でいろんなトピックが飛び交ってしまい、段々議論の経緯やそもそもの議論の発端がわからなくなってくる。サイボウズLiveを使えば、テーマごとにスレッドを作ってやりとりすることで、議題をきれいに整理できます。後から振り返るのも簡単です。複数のメンバーで様々なテーマについて議論するときには非常に便利です。

仕事以外のプライベートな場面では、Twitterやmixi、Facebookなどのメールの不便さから解放してくるツールがいろいろ出てきています。一方で仕事に戻るとまだメールが主流という状況で、ギャップが非常に大きいです。今後はそのギャップを埋める方向にビジネス上のコミュニケーション手段も変化していくと思っています。

■「最初に好きになってくれる人たち」を大事にしたい

はてな サイボウズLiveはTwitterやUstreamなど、ソーシャルメディアを積極的に活用されている印象です。

大槻 一番よく利用しているのはTwitterです。サイボウズLiveの公式アカウント(@cybozulive)や、丹野と私のアカウント(@mizuki_tanno@yukio)でユーザーさんとTwitter上で交流しながら、サイボウズLiveの良さを伝えたり、改善点や機能追加の要望などをいただいたりしています。要望を集める、サービスに反映してその結果をご連絡する、というサイクルをソーシャルメディアを使って実現できています。サービスを進化させていく上で、ユーザーとの対話はとても重要なことだと考えています。

丹野 私たちがソーシャルメディアを積極的に利用する理由は、新しいサービスや新しい習慣が浸透する上では、最初に好きになってくれる熱心なユーザーの存在が非常に大事だからです。そういう人たちと関係を築き、継続していくためのチャネルとして、ソーシャルメディアはとても有効で、もはや欠かせないものだと認識しています。


@cybozulive が「お気に入り」したツイート。サイボウズLiveへのユーザーの反応がひと目でわかる。

はてな この記事の執筆でもサイボウズLiveでやりとりさせていただきました。グループに途中から参加したのですが、過去の掲示板のやりとりや提案資料を見るだけですぐにキャッチアップできました。出先でもiPhoneから予定を確認できたのでとても便利に使えました。

丹野 そうですね。プロジェクトを進める上でのやりとりがサイボウズLiveのグループに全て集約されるので、途中から参加したチームメンバーへの引き継ぎもとても簡単です。もうひとつサイボウズLiveの特徴として強調しておきたいのは、無料で使えることです。いくら便利なサービスでも、有料だと誰が費用を負担するのかという問題が発生して、社外の取引先とのプロジェクトへの導入は難しくなります。そこで利用料を無料にすることで、ちょっとしたプロジェクトでも気軽に使えるようにしました。

大槻 これまでメール中心で進めていたチーム内のコミュニケーションを、プロジェクトごとにウェブ上で情報をまとめて共有するというのは、多くの人にとって新しい習慣だと思います。コミュニケーションのツールを変えることは面倒に感じるかもしれませんが、一度使ってみて慣れてくると本当に便利で、電子メールを使ったやりとりには戻れないと感じていただけるはずです。まずはお試しいただいて、便利さを体感していただきたいなと思います。


■サイボウズLiveID&特製iPad保護ケースをプレゼント!

※キャンペーンは終了しました。たくさんのご応募、ありがとうございました。

この記事で紹介した無料コラボレーションツール「サイボウズLive」の招待IDを、応募者全員にプレゼントいたします。「サイボウズLive試したい!」とコメントを付けて、この記事をブックマークするだけで応募完了。さらに抽選で5名様に、特製iPad保護ケース(サイボウズLiveステッカー入り)も当たります!

ぜひこの機会に、サイボウズLiveを使った新しいコミュニケーションスタイルをお試しください。

  • 応募期間
    • 2010年9月16日(木)から9月29日(水)24時まで
  • 賞品
    • サイボウズLive 招待ID:応募者全員
    • サイボウズ社特製 iPad保護ケース(サイボウズLiveステッカー入り):5名様

      ※iPad保護ケースのデザインはイメージです
  • 応募方法
    • 「サイボウズLive試したい!」とコメントを付けて、この記事をはてなブックマークに追加
    • ※プライベートモードでご利用の方は対象となりません
  • 当選発表
    • 賞品の発送をもって替えさせていただきます
  • 賞品発送
    • サイボウズLive 招待ID:ブックマークいただいた後、3営業日以内にアクセスキーを記載したメールを送付いたします。メールの内容に従い、サイボウズLiveをご利用ください
    • サイボウズ社特製 iPad保護ケース:当選発表後、はてなよりメールをお送りし、送付先情報(送付先住所、受取人氏名、電話番号)をお聞きします

「サイボウズLiveで“電子メールを使わない仕事術”を体感してください!」

[PR]企画・制作:はてな
写真:佐藤麻紀