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上手な言い回し、トラブル対処法を知ろう ワンランク上の「メールテクニック」


■ 相手の心を動かすメールとは?

文中での言い回しを少し変えてみるだけで、印象アップにつながります。

<ワンランク上の言い回しを学ぶ>


美しい日本語を使いたい、ワンランク上のビジネスメールの作法 | コリス

上記のエントリーでは、ビジネスメールでよく使うフレーズを“ワンランク上”に言い換えています。

  • 「変更の件、了解しました」→「変更の件、承知しました」
  • 「資料を受け取りました」→「資料を拝見いたしました」
  • 「取り急ぎ、お礼まで」→「まずは、お礼を申し上げます」

いずれもほんのわずかな違いですが、グッと印象が良くなりますよね。エントリーでは催促のメールや断りのメールなど、シーン別の作法も紹介しています。

<上手なメールをまねてみよう>


印象も効率もアップさせたい!“デキる”ビジネスメールの書き方 - はてなニュース

メールの文面は「受け取ったときに相手がどう感じるか」を意識しながら考えましょう。自分が受け取ってうれしかったメールを参考にするのもオススメです。特に“お詫びのメール”は難しいので、うまいと感じた文面は積極的にまねしてみましょう。相手との距離を縮めるには、自分の近況を少し付け加えるのも効果的です。

■ メール作成をスピードアップしたい

続いては、同じような内容のメールを何通も送る際に便利な“時間短縮”のテクニックです。


【新卒の方へ】Googleでメールを書くスピードを2倍にする方法 | Playful Worker

こちらのエントリーで紹介しているのは、日本語入力ソフト「Google 日本語入力」を活用してメール作成を効率化する方法です。よく使う言い回しをあらかじめ辞書登録しておけば、たった2文字打つだけでスラスラと文面が完成。一発で変換できない難しい名字などを辞書登録しておくと、変換する手間が省けます。定型の挨拶に時間をかけなくて済む分、肝心の本文に時間を割くことができます。

■ 誤送信してしまったら?メールのトラブル対処法

最後は「送信先を間違えた」「下書きの状態で送信してしまった」など、メールならではのトラブルに対処する方法です。


ビジネスメールのテンプレートサンプル【誤送信のお詫び】|メールのコミュニケーションを学ぶことができるサイト[Colta/コルタ]
よくあるメールでの失敗とそれに対する対応策 | ライフハッカー[日本版]

急いでいるときなど、ちょっとしたキーの押し間違いで誤送信してしまうことがありますよね。内容の重要度によって対処法は変わりますが、基本的には間違いに気付いたらすぐに謝罪メールを出しましょう。先に電話をかけ、あらためてメールを送ればより誠意が伝わります。


「メールの書き方を基本からおさらいしたい」という人は、はてなブックマークニュースの下記の記事もご覧下さい。

基本は『三段構成』――今さら聞けないビジネスメールの書き方 - はてなニュース


Title Photo by ePublicist

文: 飯塚朋子

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