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仕事でもLINEスタンプを堂々と押せる「LINE WORKS」なら、無料プランでも理想的な「チームワーク」ができました

LINEは便利だけど、仕事のメッセージが来るようになると切り分けが面倒。そんなときに「LINE WORKS」はどうでしょう? LINEスタンプも使えるビジネスチャットを試しながら、次の時代の働き方を考えてみました。

フリーライターの田口和裕(id:tagkaz)です。
実は3年前より、タイ北部のチェンマイという街に妻と共に移住しました。大都会バンコクほどではないですが、タイ第二の都市ということでそれなりに何でもそろっているわりに家賃はじめ物価も安く、毎日快適に過ごしています。

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ほぼ一年中半袖半ズボンで暮らせるのが最高です

仕事の方も、現場取材や企業訪問の企画はできませんが、IT関連書籍やWeb媒体をメインに執筆を続けています。ライター数人と編集者だけといったシンプルなチームなら、国外にいても日本国内とほぼ変わらず仕事できるのが、今のIT環境のよいところ。

コミュニケーションは基本的にメールやメッセンジャーで、電話はここ数年で数えるほどしか使用していません。複数人の打ち合わせもLINEやハングアウトといったアプリで事足りますし、原稿や画像はGoogleドライブやDropboxで共有しています。

しかし、編集部のほかにクライアントなどのステークホルダーが多くなる商業媒体では、記事をチェックする人数も増えがちで、執筆より連絡にコストがかかることもあります。遠くタイにいると、なおさら強く感じます。

そんな折、LINEをベースにしたビジネス用チャットツール「LINE WORKS」のフリープランをレビューしてほしいというオーダーがはてなニュース編集部からあり、俄然やる気になっているところです。なにしろ、LINEはタイでもめちゃめちゃポピュラーですから!

※この記事は、ワークスモバイルジャパン株式会社による記事広告です。記事の最後にはプレゼントのお知らせもあります。

そもそも「LINE WORKS」はどんなツールなのか?

LINE WORKSは、仕事で使えるビジネス版LINEです。公式サイトによると

  • LINEでおなじみのチャットやスタンプが利用できる
  • ビジネスに必要な、掲示板・カレンダー・共有フォルダ・アドレス帳・アンケートといった機能を備えている
  • LINEに慣れていれば、誰でもすぐに導入できる
  • そのため、メンバーの教育コストが低い

といったあたりが特長です。仕事のメッセージがLINEで来る人にとっては、アプリをプライベートと仕事で分けられることも利点となりそうです。

アプリを用意してLINEアカウントでログイン

さっそく「利用ガイド」をもとに、LINE WORKSのスマートフォンアプリをインストールして、立ち上げます。

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最初に「アカウント作成」を選択します。LINE WORKSを利用するには自分が所属するテナント(後述)を決める必要がありますが、今回は編集部とともに仕事をするため招待してもらっています。

招待メッセージに書かれた6桁の認証キーを入力すると、ログインするため「LINE WORKSのID/パスワードを作成」するか「LINEアカウントではじめる」かを選びます。LINEアカウントでログインする方が、パスワードが必要ないので簡単でしょう。

テナント
LINE WORKSを運用する「グループ」のこと。会社、部署、プロジェクトなどで「テナント」を作成し、そこに所属するメンバーを追加していく形になります。基本的にコミュニケーションは同一「テナント」のメンバー内で行います。後から変更できないため、会社名やプロジェクト名など分かりやすい名前を付けましょう。
※詳細は、ヘルプセンターを参照
まずはトーク機能

ログイン直後は、左下の「トーク」アイコンが選択された画面で、他のユーザーとの一対一のトークや、参加しているグループトークが一覧表示されています。LINE同様に、トークが新着順に表示されています。

ここで、トークの画面をLINEと比べてみましょう。

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© LINE Corporation

左がLINE WORKS、右がLINEです。文字を囲む吹き出しの部分が四角か丸いかの違いくらいで、ほとんど変わりません。

ところで、こうしてスタンプ使うといきなりLINEっぽくなるのには驚きました。スタンプには、おなじみのLINEキャラクターや

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ビジネス用にLINE WORKSオリジナルのスタンプなど

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24セット、1,000種類以上が用意されており、全て無料で利用できます。

このほかトークには、写真を撮影してアップロードしたり、ファイルを添付するといったコラボレーションツールに必要な機能もそろっています。

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連絡先に登録してある人の情報や、Googleマップを使って現在地の位置情報を送るといったモバイル端末ならではの共有機能もあります。

もちろん音声通話やビデオ通話も可能です。上部の📞アイコンでメニューが開きます。

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このほか画面右上の「∨」をタップすると、追加ユーザーの招待や通知設定、トークで使われた写真の表示などができるメニューが表示されます。

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ただ、仕事中にスタンプを押して怒られないのか? ということだけは少し気になりました。

複数人でのグループトークルーム

LINE WORKSで中心となる機能は、複数のユーザーとのトークルームです。複数のユーザーを招待して、ひとつのトークルームで会話することができます。

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特にアドレス帳の機能でグループを作成すると、そのグループトークルームでは便利な機能が追加で利用できるようになります。

ヘッダの「∨」をタップして表示されるメニューでも、ノート・予定・フォルダというタブが追加されています。

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ノート機能では、議事録などをまとめ、いつでも参照することができます。

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トークルームの参加者全員で共有されるカレンダーが作成できます。ここで作成した予定はこの後紹介する自分のカレンダーにも表示されます。

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資料や図版などをアップロードしておく共有ストレージも用意されています。フリープランでも、PDFやスプレッドシートといった資料を共有でき、上位プランを購入する必要もないのでお得です。

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便利な「ホーム」「カレンダー」「アンケート」で情報共有

トークのほかにも、下にならんだタブやメニューから便利な機能にアクセスできます。

下のメニューの左から2つ目にある家アイコンの「ホーム」画面は、同じ「テナント」に所属するメンバー全員で使える掲示板機能です。LINEの「タイムライン」に近いところもありますが、よりグループ作業に適した機能になっています。

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「ホーム」画面では、「お知らせ」「自由掲示板」「ニュース、情報共有」などに分類された項目が表示されています。

投稿するには、画面右下の「+」をタップし、投稿先の掲示板を選択しタイトルと内容を記入します。絶対に読んでもらいたい投稿には「必読」を設定することもでき、画面上部に目立つように表示されます。

「カレンダー」はLINE WORKSならではの機能です。「マイカレンダー」「共有カレンダー」「会社カレンダー」という種類があり、それぞれを個別に、または同時に表示することができます。

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グループ内の意見を効率的に汲み上げるために「アンケート」機能を使うことができます。アンケートは選択式、記述式、日付選択式の質問を選ぶことが可能で、回答内容による分岐もサポートしています。

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結果は自動的に集計され、円グラフなどで表示されます。PCでデータを処理しなくても、スマホですぐに結果を確認できるところが便利です。

ということで、フリープランの機能をひと通り試してみました。

無料で利用できるにもかかわらず、スケジュールや資料を共有できたり、日程調整のアンケートも取れたりと、LINEなどのメッセージアプリのグループチャットよりかなり多機能です。仕事や会社だけではなく、地域や父母の集まりでも利用できるのではないでしょうか。

LINEのインターフェイスに近く、LINEのアカウントで登録できるので、すでにLINEのグループチャットを利用しているチームなら、移行のコストもそれほどかからないように思えました。

そうだ、ワークスモバイルさんに聞いてみよう!!

試用とレビューはいったん一区切りですが、いろいろと細かい疑問が残っています。そもそも、仕事中にスタンプを使っても本当に大丈夫なのでしょうか?

記事制作用のグループトークルームで、はてなニュース編集部の毛利さんと相談してみます(会話をスクリーンショットで貼っても読みづらいだけなので、ここからはトークをテキストで再現しています)。

MOHRI Taroh

いくつか確認したいことがあるのですが、LINE WORKSの中の人に聞いてもらうことできますか?

MOHRI Taroh

あ、それでしたら、ワークスモバイルさんはもちろん仕事でLINE WORKSを使っているので、田口さんも含めた関係者みんなのトークルームを作ってもらえるかもしれないです。

そうか! 直で聞いちゃっていいのか! それは新しいですね。

MOHRI Taroh

LINE WORKSはテナント間の外部連携ができるそうなので、他のツールより便利かもしれないです。

ということで、LINE WORKSを使っていて気になったことを中の人に直接チャットで確認することができることになりました。

ひとつの確認に3営業日が必要ということも普通にある中で、ライターや編集者から営業担当者・代理店・クライアントまで関係者みんながひとつのチームとして仕事を進めれば、情報の伝達や共有もめちゃくちゃ早くなりそうです。これが上手くいくなら、もしかすると理想の形なのかもしれません。

仕事でスタンプを使っていいのか問題

LINE WORKSを運営するワークスモバイルさんのテナントに作成されたトークルームに、外部連携機能を使って招待してもらうことになりました。

ライターの田口、記事掲載先のはてなニュース、そして広告主であるワークスモバイルジャパンの萩原雅裕さん(執行役員 戦略ビジネス事業部長)と長橋明子さん(マーケティングチーム 部長)まで勢ぞろいしたトークルームです。

MOHRI Taroh

ライターの田口さんを招待しました。よろしくお願いします。

ライターの田口和裕です
よろしくお願いいたします。

長橋明子

よろしくお願いします。

長橋明子

さっそくワークスモバイルの長橋さんからスタンプで挨拶いただいたので、こちらもスタンプで返信します。

意味のないスタンプの連打はどうかと思いますが、案件の前後にこういうスタンプがあるとなごむし、親密度も増しますよね。すごく好きです。

長橋明子

LINE WORKS限定のスタンプは、そのあたりのバランスが絶妙ですね。

長橋明子

これは仕事で使えるスタンプが欲しいという要望がたくさんあったので、オリジナルで作ったものですね。それ以前はLINEスタンプしかなかったので。

こちらもLINEにありましたっけ?

長橋明子

これもLINE WORKSオリジナルですね〜

個人的には、会話がギスギスしてきたときなどにスタンプを使うと、和んでとてもいいと思うのですが、みんながどう感じるかは人それぞれなので、仕事の話をするところでスタンプは使いづらい、特に上司や取引先がいる場所では、という方も多いのではないかとおもいます。

長橋明子

ですです。なので立場が上の方から積極的に使ってほしいのです。

ちなみに、長橋さんは公式ブログでも同じようなことを書かれていました。

LINE WORKS疲れないためのビジネスチャット運用のコツ | LINE WORKS BLOG

上司からの指示に対して、部下の方から「OK!」とスタンプで返すのは勇気がいる、という方もいるかもしれませんね。そこでオススメは、「立場が上の方からスタンプを送る」「立場が高い方こそむしろ積極的にスタンプを使う」です。上の方からスタンプで返事が返ってくると「使っていいんだ」と思えますし、お互いスタンプを活用することで、固くなりがちな職場での上下関係を和らげ、より親密なものにすることができるはずです。

上司や取引先がスタンプを使いだした途端に、安心してみんな一斉に使い出すみたいなパターンが容易に想像できますが、今回も長橋さんが先にスタンプを押してくれたことで、チームへの参加がスムーズに進んだように思います。

誤爆、怖い!

LINEを使っているとまれに「誤爆」してしまうのは私だけでしょうか? 友達同士ならほとんど笑い話で済むけれど、仕事で誤爆すると相手によってかなりシリアスな問題になる危険性があります。

LINEでおなじみのいわゆる「誤爆」ですが、発言に注意が必要なグループを簡単に見分けることはできないでしょうか?

長橋明子

トークルームの「背景色」を変えて目立たせることはできますね。変わるのは自分の端末だけで、ほかのトークルーム参加者には気づかれずに変更できます。

なるほどこういうことですね。トークルーム内の「設定」の「背景設定」から変更できたので、さっそく誤爆したくないトークルームの背景色を変えてみました。便利なTIPSです。


そもそも誤爆が起きる要因として、トークルームが乱立してどこに書けばいいのか迷ってしまうというケースもあるかとおもいます。

いくつかグループを立てて試しているのですが、話題やイベントごとに無制限に立ててしまうと、グループが乱立してしまいどれが現在の“本スレ”か混乱してしまうのではないかと感じています。

運用時にグループ作成についてガイドラインなどを設けた方がいいのでしょうか?

萩原雅裕

フリープランだと分かりにくいかもしれませんが、LINE WORKSの特徴は組織階層型アドレス帳がベースにあることです。
企業で導入される場合、まず管理者が組織を作ります。それに連動して、組織に紐づいたトークルーム(チームルーム)ができあがるので、ユーザーにとってはそこが「本スレ」になります。

萩原雅裕

その上で、話題やイベントごとに作っていくので、本スレと混在することは少ないと思います。我々も社内ではそんな感じで使ってます。

なるほど。最初に参加した編集部のテナントがフリープランだったことが盲点でした。そもそもフリープランはスモールグループから使い始めるためにあるので、管理者や組織を意識しないで利用できるのです。

仲間で自由に会話を楽しむならそれでよいかもしれませんが、仕事やチームで使うなら「本スレとなるトークルーム」をまず作り、後から招待したユーザーにも積極的に「本スレとなるトークルーム」に誘導し、不必要なルームを作らないよう意識しながら運用するとよさそうです。

これは便利! 自分にトークの使い方と翻訳ボット

LINEにないものとして自分にトーク、つまり自分一人しか参加者がいないトークルームがLINE WORKSにはあります。ここには何を書けばいいのでしょう?

「自分にトーク」は面白いですね。リマインダー的な使い方ができるのでしょうか

萩原雅裕

私はリマインダー的に使ってます。

長橋明子

備忘録的に使ったり、ちょっと翻訳したいときにも便利ですねー

LINEの「LINE英語通訳」のようなボットがあるとうれしいですね

長橋明子

通訳ボットでできますよ
guide.worksmobile.com/...

あ、あるんですね!見逃してました

長橋明子

このボットを自分だけのトークルームに招待すると、人に話しかけずに翻訳できるので、便利です。
使ってみてください〜

国外在住のフリーランスとしては外国語話者とやり取りすることも多いので通訳ボットは気になりました。国際的なチームによるグループワークも可能になりますから、素晴らしい機能です。

トークの通訳機能 | LINE WORKS

個人的には、タイ語の対応が気になるところです。現時点で公式にはサポートされてないようですが、ワークスモバイルのスタッフの方が個人でボットを作って公開されていました。私が知るかぎり、タイ人はほとんど全員がLINEを使っていますから、これはうれしい話です。

QiitaLINE WORKSでタイ語自動翻訳機能を使う - Qiita

ボットのようなAPI利用は有料プランでは無制限で利用でき、フリープランでもBot APIに限って10個まで利用できるとのこと。本格的に企業やプロジェクトで導入するには有料プランも気になるところですが、フリープランとの主な機能比較はこのブログ記事などが参考になります。

LINE WORKSLINE WORKS フリープランとは | LINE WORKS BLOG

アンケート機能のテンプレート

アンケート機能を試していて、一番欲しいと思ったのが自分が作ったアンケートをテンプレート化する機能でした。

作成したアンケートをテンプレートとして再利用することは可能でしょうか?
用意されているテンプレートも使えそうなものばかりでいいですが、業種ごとに用途はいろいろあると思うのでそれは自作テンプレートでできるといいですね

萩原雅裕

作成したアンケートのコピーならできますよー

長橋明子

フリープランだとテンプレートとして保存はできないけど、一度作ったオリジナルのアンケートを再利用して、もう一度アンケートをとることはできます

これは自分が作成したアンケートのみですよね。

長橋明子

そうです。他のメンバーが作成したものはコピーできません。

自作はできないけれど、作成したテンプレートのコピーならできるというのは目からウロコでしたね。やはり、こうやって聞いてみることができるのはよかったです。

どんな現場で「LINE WORKS」は使えるのか?

短い期間ながらLINE WORKSを試用してみましたが、やはりスマートフォンのユーザーならほとんど誰でも使っているLINEに近いユーザーインターフェイスで利用できるメリットは大きいと感じました。

ビジネス系のコミュニケーションツールに慣れていない人にも勧めやすく、特にスタンプを押しやすい状況を作れれば導入もかなり早そうです。そういえば、私もツールの使い方をアレコレと悩むことなく、自然と試用できていました。

スマートフォンでの利用を前提として作られていることも、例えば外回りのセールスが多い部署、屋外での作業が中心の仕事など、これまでビジネスチャットのようなツールを利用してこなかった職場にこそ向いていると考えられます。

そもそもトークルームやアンケート、カレンダーなどを使った複数メンバーでのグループワークは、なにもビジネスシーンに限った話ではありません。

地域や商店街の集まり、定期的にイベントなどの相談が必要なグループやサークル、年間を通してコミュニケーションが必要な父兄のつながりなど、これまでは回覧板やML(メーリングリスト)、最近ではLINEのグループチャット頼りだったさまざまな環境で活用できるのではないでしょうか。

また、今回の試用で強く感じたことは、外部連携機能で担当者と直接つながって疑問点を解決できたように、テナント(会社)が別であっても同じトークルームに集まって、プロジェクトを組み、会社の壁を越えて直接やりとりすることが、これからのチームづくりでは必要になってくるのかもしれません。

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私のように複数の会社と付き合いのあるフリーランスワーカーにとって、新しいチームワークのあり方を垣間見るような新鮮な体験でした。

電話やFAXにばかり頼っていると「働き方が昭和的」だと言われてきましたが、これからはメールやチャットを使っていても、担当者同士が一対一で会話をしているだけでは「働き方が平成的」と言われる世の中になるかもしれません。

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文: 田口和裕著者ページ