書き方の基本から時間短縮のコツまで、使える「議事録」の書き方

■何を書けばいいの?“使える議事録”の基本

あるテーマについて話し合いを行った経緯と、それによって決定した事項を記録する議事録。まずは作成の基本から見ましょう。

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議事録だからと言って、会議の内容を何もかも記録しようとするのは困難な上に非効率。上記のエントリーでは基本的な作成のコツを次のようにまとめています。

まず最初に書く基本項目はこちら。会議の名称や場所などは省略せずに書き、参加者名は所属組織名と名前を1セットにして書きます。

  • 会議の名称
  • 開始日時
  • 終了日時
  • 開催場所
  • 参加者

そして会議で話した議題については、議題ごとに項目を分けて書きましょう。会議のアジェンダが配られている場合は、その内容に沿って書くと分かりやすいですね。具体的には、次のようなポイントを押さえながら記録します。

  • 誰が
  • 何を
  • いつまでに
  • なぜ
  • どのようにするのか

「誰が、何を、どのように」という点が議題ごとに押さえられていれば、会議に参加していなかった人が見ても分かりやすい議事録になります。上記エントリーでは、具体的な記述例やメモから議事録にまとめる際のコツなども紹介しています。


■初心者必見!メモをとる際に意識したいこと

しかし初心者にとっては、会議の内容全体から一体どこを抜き出して記録すべきなのか、最初のうちはなかなか分かりにくいですよね。メモをとる際や議事録に書き写す際は、どんなことを意識すればいいのでしょうか?

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上記のエントリーでは、発言内容を書き留めたり議事録にまとめる際に意識したい点を次のように挙げています。

  • 議論の目的に合った切り方にする。
  • 具体さを失わない。
  • 論点を意識する。
  • 目的を意識する。
  • 決まったこと/話し合い中のこと、を区別する。

単に参加者の発言内容を書き連ねるのではなく、その会議の目的を意識しながら書くのが大切。どんな目的のために何を行うことが決定したのか、流れを意識して書きましょう。また発言を書き留める際は、“誰が何を言ったか”よりも“どういう流れでどういう結論になったか”を意識します。


■話を聞きながら素早くメモを書くコツ

「そもそも話を聞きながらメモをとるのが苦手」という人のために、最後は会議の最中に素早く分かりやすいメモをとるコツをご紹介します。

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あくまでメモの段階なので、多少の誤字は気にしなくてもOK。項目の見出しには記号で印を付ける、決定事項を丸で囲むなどの工夫をすれば、後で見返した際に分かりやすいですね。上記エントリーでは、議論の流れが一目で分かるレイアウトの工夫や、会議中の時間を有効活用してメモをとるテクニックも紹介しています。


詳細に書こうとするほど作成が大変になるので、会議の規模や議事録の用途に合わせ、いくつかの形式を使い分けてみるのがオススメです。また会議そのものを効率良く進めるコツについては、以前はてなブックマークニュースでご紹介した下記のエントリーもあわせてご覧下さい。

http://b.hatena.ne.jp/articles/201010/1856 http://b.hatena.ne.jp/articles/201010/1856


Title Photo by Sancho Papa

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