あなたが書いているいつもの「ビジネスメール」、一度見直してみませんか？「相手にいい印象を与えたい」「文面を効率良く作成したい」「送信ミスをしたとき、上手に対処したい」など、ワンランク上を目指すためのメールテクニックを集めました。
■ 相手の心を動かすメールとは？
文中での言い回しを少し変えてみるだけで、印象アップにつながります。
＜ワンランク上の言い回しを学ぶ＞
▽ 美しい日本語を使いたい、ワンランク上のビジネスメールの作法 | コリス
上記のエントリーでは、ビジネスメールでよく使うフレーズを“ワンランク上”に言い換えています。
- 「変更の件、了解しました」→「変更の件、承知しました」
- 「資料を受け取りました」→「資料を拝見いたしました」
- 「取り急ぎ、お礼まで」→「まずは、お礼を申し上げます」
いずれもほんのわずかな違いですが、グッと印象が良くなりますよね。エントリーでは催促のメールや断りのメールなど、シーン別の作法も紹介しています。
＜上手なメールをまねてみよう＞
▽ 印象も効率もアップさせたい！“デキる”ビジネスメールの書き方 - はてなニュース
メールの文面は「受け取ったときに相手がどう感じるか」を意識しながら考えましょう。自分が受け取ってうれしかったメールを参考にするのもオススメです。特に“お詫びのメール”は難しいので、うまいと感じた文面は積極的にまねしてみましょう。相手との距離を縮めるには、自分の近況を少し付け加えるのも効果的です。
■ メール作成をスピードアップしたい
続いては、同じような内容のメールを何通も送る際に便利な“時間短縮”のテクニックです。
▽ 【新卒の方へ】Googleでメールを書くスピードを2倍にする方法 | Playful Worker
こちらのエントリーで紹介しているのは、日本語入力ソフト「Google 日本語入力」を活用してメール作成を効率化する方法です。よく使う言い回しをあらかじめ辞書登録しておけば、たった2文字打つだけでスラスラと文面が完成。一発で変換できない難しい名字などを辞書登録しておくと、変換する手間が省けます。定型の挨拶に時間をかけなくて済む分、肝心の本文に時間を割くことができます。
■ 誤送信してしまったら？メールのトラブル対処法
最後は「送信先を間違えた」「下書きの状態で送信してしまった」など、メールならではのトラブルに対処する方法です。
▽ トライコーン株式会社
▽ よくあるメールでの失敗とそれに対する対応策 | ライフハッカー［日本版］
急いでいるときなど、ちょっとしたキーの押し間違いで誤送信してしまうことがありますよね。内容の重要度によって対処法は変わりますが、基本的には間違いに気付いたらすぐに謝罪メールを出しましょう。先に電話をかけ、あらためてメールを送ればより誠意が伝わります。
「メールの書き方を基本からおさらいしたい」という人は、はてなブックマークニュースの下記の記事もご覧下さい。
▽ 基本は『三段構成』――今さら聞けないビジネスメールの書き方 - はてなニュース
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